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Arbeiten mit Zellen

Daten eingeben, ändern, löschen; Zellen formatieren.

Was sind Daten?

Einfache Eingaben sind z.B. Zahlen, Buchstaben, Datumsangaben oder Wörter. Darüberhinaus können Formeln eingegeben werden.

Einfache Daten eingeben

Sie gehen mit den Positionierungstasten der Tastatur oder der liMT auf die Zelle, in die Daten eingegeben werden sollen. Werte werden nach Bedarf mit der Tastatur eingegeben; die Eingabe wird mit der ENTER- oder einer Pfeiltaste beendet.

Es ist auch möglich, mit der Maus eine andere Zelle anzuklicken, aber ich rate dringend davon ab, da das bei der Eingabe von Formeln manchmal zu unvorhersehbaren Ergebnissen führen kann.

Mausorientierte Anwender verwenden stattdessen die Symbole (den grünen Haken/das rote Kreuz) links neben der Bearbeitungsleiste.

Standardmäßig springt EXCEL nach Betätigen der ENTER-Taste eine Zelle nach unten; das läßt sich ändern: HM/Extras/ Optionen/Bearbeiten/ Markierung verschieben nach... unten/rechts usw.

Wenn Sie eine einigermaßen aktuelle EXCEL-Version haben und auf der Tastatur das Num (im Ziffernblock oben links bzw. die dazugehörige LED darüber) ausgeschaltet haben, müssen Sie bei der Eingabe von negativen Zahlen vor dem Minuszeichen ein = eingeben, also etwa =-25.

Anzeige der Daten

Die Daten werden mitunter nicht so angezeigt, wie man es erwartet: z.B. wird bei der Eingabe einer Zahl mit führender Null letztere von EXCEL unterschlagen. EXCEL speichert Daten in einem internen Format. Was Sie eingegeben haben, wird jeweils oben in der Bearbeitungsleiste angezeigt - zur gerade aktiven Zelle (die mit dem dickeren Rahmen). Was in der Zelle selbst angezeigt wird, läßt sich definieren; unter HM/Format/Zellen stehen eine Reihe von Varianten zur Verfügung.

Die Zelle kann etwa die Zahl 1000 enthalten, während als Währung 1.000 DM angezeigt wird.
Oder, um beim Beispiel mit der führenden Null zu bleiben: Die Zelle kann als Text definiert werden, damit die führende Null bleibt. Das hat aber den Nachteil, daß EXCEL mit TEXT nicht rechnen kann.

Ändern der Daten

Wenn Sie anstelle der vorhandenen Daten etwas völlig Neues eingeben möchten, geht das wie oben unter Eingabe beschrieben - EXCEL überschreibt dann automatisch die alten Daten.

Wenn Sie (etwa zur Korrektur) nur einen Teil der bereits vorhandenen Eingabe ändern möchten, klicken Sie die Zelle mit der liMT an (wenn sie nicht schon aktiv ist), dann gibt es zwei Möglichkeiten:
- Sie ändern die Daten in der Bearbeitungsleiste oder
- Sie drücken die F2-Taste und ändern sie direkt in der Zelle
Ende mit ENTER (oder auch TAB), Abbruch mit ESC

Ein Doppelklick mit der liMT auf die Zelle hat den gleichen Effekt wie ein einfacher Klick mit anschließender F2-Taste.

Gerade beim Ändern gibt es zwei Betriebsarten, die Sie sicher von der Textverarbeitung her kennen: den Einfüge- und Überschreibmodus. Sie wechseln zwischen beiden mit der Taste Einfg (wie Einfügen).

Formatieren der Daten bzw. Zelle

Sie können die gebräuchlichsten Änderungen direkt mit der Formatsymbolleiste vornehmen. Eine Vielzahl weiterer Einstellungen ist möglich im HM/Format/Zelle.

Das Einrichten von solchen Formaten ist mitunter eine langwierige Geschichte. Deshalb bietet EXCEL in der Standard- Symbolleiste den Pinsel h. Er funktioniert so: Sie aktivieren zunächst die Zelle mit dem gewünschten Format, klicken auf den Pinsel und markieren die Zelle oder den Bereich, wo Sie genau dieses Format auch haben möchten.

Löschen von Daten und Formaten

Ihre Eingabe löschen Sie am schnellsten mit der Taste Entf (früher: Del) wie Entfernen. Dann ist die Zelle leer, und z.B. ein Währungssymbol auch verschwunden. Was dabei allerdings stehen bleibt, sind rein äußerliche Formatierungen der Zelle wie etwa die Hintergrundfarbe oder ein Rahmen.

Diese Dinge lassen sich nur über das Hauptmenü entfernen: HM/Bearbeiten/ Löschen/Alles.

Formeleingabe

Mit Positionstasten/Maus auf die Zelle gehen, in die eine Formel eingegeben werden soll.

Für die Verwendung von vorgefertigten EXCEL-Formeln gehen Sie mit der Maus auf das Formelsymbol fx - dann können Sie aus diversen Kategorien eine Funktion auswählen. Besagtes Symbol fx finden Sie bis EXCEL 2000 in der Standard- Symbolleiste, in EXCEL 2003 direkt links neben der Bearbeitungsleiste.

Händische Berechnungen werden i.d.R. mit = eingeleitet, z.B. =2+5
Erlaubt sind alle Operatoren (+,-,/,*), und es gilt wie immer: Punkt vor Strich.

Sie können auch mit sogenannten Bezügen rechnen, eben den bereits vorhandenen Inhalten anderer Zellen: nach jedem Rechenzeichen haben Sie wahlweise die Möglichkeit, Bezüge mit der Hand einzutippen (eben z.B. B2) oder auch mit den Pfeiltasten/der Maus zu der Zelle zu gehen, die die gewünschten Daten enthält. Der Bezug wird in Ihrer Eingabezelle angezeigt: Sie geben bei Bedarf weitere Rechenzeichen ein bzw. schließen die Eingabe mit ENTER ab.

Übungen

Öffnen Sie von EXCEL aus die Datei Uebung1.xls.

1. Dateneingabe
Zelle C3: 10
Zelle C4: 200
Zelle C5: 3000
Zelle E3: a
Zelle E4: bc
Zelle G3: 10.02.05
Aktivieren Sie die Zelle G3 und sehen Sie nach, was in der Bearbeitungsleiste steht.

2. Formatierung
Aktivieren Sie die folgenden Zellen der Reihe nach und ...
C3: Klicken Sie zweimal auf das Symbol "Dezimalstellen hinzufügen"
C4: Klicken Sie auf das Euro-Symbol
C5: Klicken Sie HM/Format/Zellen/Zahlen: Zahl und setzen ein Häkchen beim Tausendertrennzeichen
E3: wählen Sie als Schriftfarbe blau, als Hintergrundfarbe gelb
E4: Klicken Sie HM/Format/Zellen/Rahmen: außen

3. Berechnungen
a) C5: dann in der Formatsymbolleist unter Rahmen: Linie unten anklicken
C6: und klicken auf das Summensymbol in der Standardsymbolleiste, dann Enter-Taste;
b) C8: geben Sie ein: =3+5
C9: geben Sie ein: =3+5*3
C10: geben Sie ein: =(3+5)*3
c) D3: geben Sie ein: =c3+c4
d) E5: geben Sie ein: =e3+e4
e) E6: geben Sie ein: =e3&e4
Aktivieren Sie die verformelten Zellen der Reihe nach, und sehen Sie sich an, was jeweils in der Zelle selbst bzw. in der Bearbeitungsleiste angezeigt wird.

Und dann schließen Sie bitte Uebung1.xls!

Öffnen Sie von EXCEL aus die Datei Format-Uebung.xls und führen Sie die dortigen Anweisungen aus.

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